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EM QUE VOCÊ ESTÁ PERDENDO TEMPO? – matéria publicada no Jornal Zero Hora com participação de Claudio D’Amico

Especialista ensina a identificar os principais “ladrões de horas” no trabalho

Muita gente chega ao final do dia com a sensação de que não conseguiu fazer nada no trabalho. Outras pessoas sentem que fizeram muito, mas ainda há uma lista enorme que ficou para o dia seguinte. A dificuldade de gerenciar o tempo disponível pode ser uma das causas dessas situações.

Segundo o Coaching de Performance, Claudio D’Amico, em tempos de crise as empresas costumam exigir mais desempenho de seus funcionários, ao mesmo tempo em que delegam a eles mais atividades. O segredo está, então, em conseguir trabalhar melhor sem ter de fazer hora extra.

– Em crise, todos tentam fazer mais com menos. Com ferramentas de gestão de tempo, é possível economizar as horas e melhorar a performance.

Falta de clareza quanto ao que precisa ser feito e dificuldade de priorização são alguns exemplos dos “ladrões de horas” identificados por D’Amico. Uma das dicas é não ter medo de perguntar o que não sabe ou o que tem dúvida ao chefe. Alinhar expectativas economiza tempo gasto em atividades desnecessárias ou feitas com esmero excessivo.

O coach destaca também, que o profissional não deve temer a reação dos colegas quando se negar a fazer coisas para eles. “Vai acha que não gosto dele” ou “vai parecer que sou preguiçoso” são pensamentos para serem deixados de lado.

– Não precisa ser rude. Você pode dizer que está ocupado naquele momento e que estará livre em tal hora – ensina.

DICAS DE CLAUDIO D’AMICO*

1 – Falta de concentração:

  • a principal perda de produtividade vem do retrabalho, já que a pessoa se distrai e precisa reencontrar o “fio da meada”.
  • quem tende a se distrair com e-mails e outras atividades online precisa se disciplinar. A dica é determinar certas horas para olhar as mensagens ou notícias, por exemplo, e resistir a tentação mesmo que veja uma notificação.
  • quem se dispersa com o movimento pode optar por virar a mesa para a parede, evitando que as mudanças no entorno fiquem no campo da visão. Fones de ouvido também podem ajudar.

2 – Rigidez X Flexibilidade:

  • o hábito de planejar o dia pode levar a perda de produtividade quando contratempos atrapalham a agenda.
  • é preciso ter metas, mas é preciso ter flexibilidade para lidar com novas demandas e rigidez para descartar o que for menos prioritário.

3 – Objetividade e Disciplina:

  • saber que precisa ser feito e se guiar por essas metas é o segredo. O ideal é ter uma lista de coisas a fazer.
  • quem não consegue dar conta precisa reavaliar se as tarefas são, mesmo, factíveis em um único dia. Às vezes, é melhor colocar menos metas diárias e sentir-se realizado ao executar todas as tarefas, em vez de colocar muitas e ficar frustado por não conseguir.

4 – Gestão centralizadora:

  • problema da classe de gestores, é muito comum em funcionários promovidos por reconhecimento ao ótimo trabalho. Eles tendem a não confiar que os colegas podem desempenhar tão bem, tomando para si funções operacionais que não deveriam exercer.
  • líderes devem lembrar que tem funções estratégicas, e não operacionais. Aqueles que não se portam dessa forma tendem a ser demitidos.
  • o segredo é investir o tempo necessário para ensinar os outros a fazer tão bem quanto se espera, e dentro do prazo.

5 – Prioridades estabelecidas:

  • É preciso clareza sobre o que deve ser feito primeiro. O que é indevidamente colocado em segundo plano acaba virando urgente quando os prazos não são cumpridos.
  • Quem não consegue saber o que merece mais atenção deve checar com o gestor.
  • É importante não ter medo de perguntar, pois o retrabalho é pior.
  • O gestor, por sua vez, deve explicar os critérios de priorização que usa. Assim, no futuro, o funcionário conseguirá determinar, por si mesmo, o que deve ser feito primeiro.

6 – Saber dizer não:

  • Pessoas muito prestativas acabam ajudando os outros e deixando o próprio trabalho atrasar.
  • Ajude a pessoa a aprender, para que na próxima ocasião possa fazer sozinha.
  • É preciso pensar o que é prioridade: a ajuda ou o próprio trabalho. Às vezes dizer a que horas poderá ajudar resolve – até lá, pode ser que a pessoa já tenha encontrado a solução.

7 – Perfeccionismo:

  • O perfeccionista deseja fazer sempre o melhor, mas deve se perguntar: “esse é o melhor para mim ou para quem vai receber o material?”
  • Em geral, o pecado do perfeccionista é se dedicar demais a certas atividades que não são necessárias. Por exemplo, fazer uma apresentação ou relatório quando o que foi solicitado são apenas os números finais.
  • Fazer algo ótimo, mas que não está alinhado com a expectativa de quem vai receber, frequentemente leva a um sentimento de frustração.
  • A dica para alinhar a expectativa é conversar com quem irá receber o trabalho e entender a demanda.

*Claudio D’Amico é Coach de Performance, Psicólogo e Sócio Diretor da Missel Capacitação Empresarial. claudio@missel.com.br



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